ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.Что случилось?
Вступил в силу закон, регулирующий проведение эксперимента по использованию организациями в электронном виде документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе.
2. Кого касается?
В эксперименте могут принять участие все работодатели, изъявившие желание, и работники, предоставившие согласие на участие в эксперименте.
3. В чем заключается эксперимент?
Работодатели-участники эксперимента определяют перечень кадровых документов, которые будут подлежать формированию в электронном виде. Ведение данных документов, требующих подписания, может осуществляться посредством корпоративной информационной системы с использованием усиленной квалифицированной подписи работника и работодателя либо с помощью системы «Работа в России» с использованием усиленной квалифицированной подписи работодателя и простой электронной подписи работника.
4. Каковы преимущества?
С одной стороны, электронный кадровый документооборот более удобен для работодателя в части снижения временных и материальных затрат на ведение бумажных кадровых документов. С другой стороны, на работодателя ложатся дополнительные риски, поскольку, как правило, обеспечить конфиденциальность сведений, хранящихся в электронном виде, сложнее. Более того, работодатель несет расходы, связанные с получением электронной подписи работником.

5 мая 2020 г. вступил в силу Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее – «Закон»), разработанный Минтрудом России. Участниками эксперимента по внедрению электронного кадрового документооборота могут быть выразившие добровольное согласие на участие в эксперименте:

работодатели;
работники;
лица, поступающие на работу.

В эксперименте не могут принимать участие работники, направляемые временно работодателями к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников, а также дистанционные работники. Срок проведения эксперимента - до 31 марта 2021 г. включительно, при этом точную дату начала эксперимента работодатель определяет самостоятельно.
Проведение эксперимента в соответствии с Законом является одним из этапов по цифровизации кадрового документооборота в организациях. Отметим, что ранее Минтруд уже проводил похожие эксперименты. В частности, был издан Приказ Минтруда[1], которым был утвержден план-график мероприятий, список участников эксперимента и виды документов (индивидуально для каждого участника), в отношении которых проводился эксперимент (оформление отпусков и служебных командировок, заключение трудовых договоров, ознакомление с локальными нормативными актами). В результате Минтруд выявил ряд недостатков эксперимента, таких как:

отсутствие законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи;
высокая стоимость приобретения и использования электронной цифровой подписи;
высокие риски привлечения работодателей к ответственности при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов ввиду утери информации на электронных носителях, ошибок программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде;
трудности при защите прав работника при потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде.

Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений было высказано мнение о нецелесообразности ведения всего кадрового документооборота в электронном виде в организациях[2]. Проведенный эксперимент показал неготовность как бизнеса, так и государства к цифровизации всех кадровых документов. Таким образом, были предприняты избирательные меры, в частности, был принят закон об электронных трудовых книжках[3], распространяющийся только на порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в соответствии с которым:

работники, имеющие трудовые книжки, до 31.12.2020 г. включительно подают работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе или о ведении работодателем сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде;
в отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется в электронном виде, трудовые книжки не оформляются.

Проведение нового эксперимента по осуществлению кадрового электронного документооборота в соответствии с Законом является подготовительным этапом для перехода к кадровому электронному документообороту.
Для участия в эксперименте работодатель должен предпринять следующие действия:

утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
при необходимости определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте;
не позднее чем за один месяц до начала эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о его праве путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте (работник вправе отказаться от участия в эксперименте в любое время, письменно уведомив работодателя за две недели);
сформировать и утвердить список работников;
в случае необходимости с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии такого представительного органа) внести изменения, связанные с проведением эксперимента, в локальные нормативные акты, в том числе в локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
ознакомить работников и их представителей под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента (лиц, поступающих на работу в ходе проведения эксперимента, работодатель обязан ознакомить с соответствующими локальными нормативными актами при поступлении на работу);
при необходимости подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективные договоры;
создать корпоративную информационную систему либо обеспечить возможность использования действующей корпоративной информационной системы для проведения эксперимента, либо обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России». Для создания и ведения электронных документов работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник может использовать усиленную квалифицированную подпись в случае применения корпоративной информационной системы либо простую электронную подпись при использовании системы «Работа в России».

По состоянию на 29.05.2020 г. Минтруд не установил порядок подачи заявлений на участие в эксперименте, предположительно данная процедура будет урегулирована в ближайшее время отдельным нормативно-правовым актом.
В связи с участием в эксперименте на работодателя ложится ряд новых обязанностей, в том числе:

по защите персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от каких-либо неправомерных действий;
по хранению электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле;
по предоставлению электронных документов, связанных с трудовым процессом, по запросам уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов;
по предоставлению работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронных документов, связанных с работой, способом, указанным в заявлении работника;
по предоставлению копии приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника;
по несению расходов в связи с созданием, использованием и хранением электронных документов, используемых в трудовом процессе, в том числе расходов по получению и использованию электронной подписи работника.

Проведение эксперимента в соответствии с Законом позволит сформировать новые выводы о внедрении электронного кадрового документооборота в России. Можно ожидать, что вышеописанный эксперимент окажется более успешным, так как были учтены такие недостатки эксперимента 2018 г. как, например, обязательное использование усиленной квалифицированной подписи и работником, и работодателем; а организациям, принимавшим участие в эксперименте, будет легче адаптироваться в ходе дальнейших мероприятий по цифровизации документооборота.

Ксения Степанищева
Советник

Екатерина Почтарева
Младший Юрист

[1] Приказ Минтруда № 194 от 26.03.2018 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»
[2] Информация Минтруда от 19.10.2018 Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде
[3] Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»